Algemene voorwaarden Studio Traveling Light BV

1.1Studio Traveling Light BV, met maatschappelijke zetel te Osystraat 56, 2060 Antwerpen, ingeschreven in de KBO onder nummer BE 1029 718 643, hierna “de Studio”. De contracterende partij wordt “de Opdrachtgever” genoemd.

1.2Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en leveringen van de Studio voor audiovisuele werken: video- en filmopnames, montage, nabewerking en de levering van de afgewerkte werken (hierna “de Werken”). Zij gelden ook voor opdrachten die zonder offerte worden gegeven.

1.3Deze voorwaarden zijn als enige van toepassing, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijking. Algemene of bijzondere voorwaarden van de Opdrachtgever gelden niet, ook niet wanneer daarin staat dat zij exclusief van toepassing zijn.

1.4Deze voorwaarden staan permanent op de website van de Studio ([url]) en worden op eenvoudig verzoek kosteloos bezorgd. Offertes, opdrachtbevestigingen en facturen verwijzen ernaar. Door een opdracht te geven of te bevestigen, verklaart de Opdrachtgever ze te kennen en te aanvaarden.

1.5Bij strijdigheid gaat de aanvaarde offerte of de opdrachtbevestiging voor op deze voorwaarden.

1.6Is de Opdrachtgever een consument (een natuurlijke persoon die handelt buiten zijn beroeps- of bedrijfsactiviteit), dan gelden bovendien de bijzondere bepalingen van artikel 14. Die gaan voor op de andere artikelen.

2.1Offertes zijn 30 kalenderdagen geldig, tenzij de offerte anders vermeldt.

2.2Een opdracht komt tot stand op een van de volgende manieren:

• de Opdrachtgever aanvaardt een offerte schriftelijk; een akkoord per e-mail volstaat;
• de Opdrachtgever geeft een opdracht per e-mail, telefonisch of mondeling, en de Studio bevestigt die schriftelijk, ook per e-mail (“de opdrachtbevestiging”);
• de Studio begint met de uitvoering op vraag van de Opdrachtgever, ook zonder offerte of opdrachtbevestiging.

2.3Prijs zonder offerte. Is er geen offerte, dan geldt de prijs uit de opdrachtbevestiging. Staat daar geen prijs in, dan gelden de dag- en uurtarieven die de Studio op het moment van de opdracht hanteert.

2.4Er wordt geen voorschot gevraagd, tenzij de offerte of de opdrachtbevestiging anders vermeldt. De Studio factureert na levering van de finale versie.

2.5Wat niet in de offerte of de opdrachtbevestiging staat, is niet inbegrepen. Bijkomend werk op vraag van de Opdrachtgever wordt aangerekend aan het geldende uurtarief of volgens een aanvullende offerte.

3.1De opdracht omvat één redelijke correctieronde, beperkt tot maximaal een halve werkdag. Extra correcties worden aangerekend aan het geldende uurtarief.

3.2Na levering van de finale versie is de Studio niet verplicht nog revisies uit te voeren.

3.3Levertermijnen zijn indicatief. Een lichte vertraging geeft geen recht op annulering of schadevergoeding.

3.4Levert de Opdrachtgever input (teksten, beelden, muziek, logo’s, goedkeuring) niet tijdig aan, dan schuiven de termijnen evenredig op. De Studio is daarvoor niet aansprakelijk.

3.5De Opdrachtgever staat in voor de rechten op het materiaal dat hij aanlevert (muziek, beelden, logo’s, teksten) en vrijwaart de Studio tegen vorderingen van derden daarover.

4.1De Studio bewaart de ruwe opnames tot twee weken na de levering van de finale export, dus na de correctieronde. Daarna kunnen ze definitief worden verwijderd, zonder voorafgaande melding.

4.2Ruwe opnames en projectbestanden zijn niet inbegrepen in de opdracht. De Opdrachtgever kan ze vóór het einde van de bewaartermijn schriftelijk aanvragen, tegen een vergoeding volgens offerte of het geldende tarief. Ze vallen dan onder de licentie van artikel 5, tenzij anders overeengekomen.

4.3Langere archivering is mogelijk tegen vergoeding, mits schriftelijke afspraak vóór het einde van de bewaartermijn.

5.1De auteursrechten op de Werken berusten bij de maker, Timothy Vergauwen. De Studio exploiteert ze op basis van een exclusieve licentie met recht op sublicentie, en verleent de Opdrachtgever een gebruikslicentie zoals hieronder bepaald. Het gebruik valt onder Boek XI van het Wetboek van economisch recht.

5.2Standaardlicentie. Na volledige betaling en bij naleving van deze voorwaarden krijgt de Opdrachtgever een niet-exclusieve licentie van 5 jaar vanaf de levering, wereldwijd, om de Werken te publiceren op zijn eigen website en zijn eigen sociale mediakanalen.

5.3Ander gebruik. Elke andere exploitatie, zoals uitzending, bioscoop- of festivalvertoning, betaalde advertenties, print of gebruik door derden, vereist een aparte schriftelijke overeenkomst en vergoeding. Levert zulk bijkomend gebruik extra inkomsten op, dan wordt de oorspronkelijke afspraak herzien.

5.4De Opdrachtgever mag de licentie niet doorverkopen, overdragen of in sublicentie geven zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de Studio. Een volledige of gedeeltelijke overdracht van auteursrechten kan enkel via een uitdrukkelijke schriftelijke overeenkomst, tegen een aanvullende vergoeding.

5.5Naamsvermelding en morele rechten. De morele rechten van de maker blijven voorbehouden. Bij elke publicatie vermeldt de Opdrachtgever de maker duidelijk en volgens de professionele gebruiken, bijvoorbeeld “Video: Timothy Vergauwen / Studio Traveling Light”, ook op sociale media en videoplatformen. De Opdrachtgever mag de Werken niet inhoudelijk wijzigen of in een andere context tonen dan het doel van de opdracht zonder schriftelijk akkoord. Bij een gebruik dat niet overeenstemt met het doel van de opdracht, kan de Studio een schadevergoeding eisen.

5.6Portfolio. De Studio en de maker mogen de Werken, ook fragmenten en stills, altijd gebruiken in hun portfolio, showreels, eigen website, sociale media, publicaties, festivalinzendingen en andere eigen communicatie.

5.7Bij niet-betaling op de vervaldag of bij ontbinding (artikel 12) is de licentie niet of niet langer verleend.

6.1De Studio filmt in opdracht van de Opdrachtgever. Voor de opnames is de Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR).

6.2De Opdrachtgever zorgt voor de nodige toestemming van alle herkenbaar gefilmde personen en voor de nodige informatie aan aanwezigen (bijvoorbeeld via uitnodigingen, inschrijvingen of affiches op een evenement). Die toestemming dekt ook het portfoliogebruik door de Studio en de maker (artikel 5.6).

6.3De Opdrachtgever vrijwaart de Studio en de maker tegen elke vordering van gefilmde personen of derden over beeldrecht, privacy of persoonsgegevens.

6.4Vraagt een gefilmde persoon om verwijdering uit het portfoliogebruik, dan zal de Studio daar redelijkerwijs gevolg aan geven voor toekomstig gebruik.

7.1Afgelasting. Wordt een shootdag minder dan 72 uur vooraf afgelast, dan is 50% van de dagprijs van die shootdag verschuldigd, plus de kosten die de Studio al maakte (huur van materiaal, reizen, onderaannemers). De dagprijs is die uit de offerte of de opdrachtbevestiging, en bij gebreke daarvan het dagtarief dat de Studio op het moment van de opdracht hanteert.

7.2Verplaatsing. Een shootdag verplaatsen is kosteloos, op voorwaarde dat Partijen binnen drie maanden na de oorspronkelijke datum een nieuwe datum vastleggen. Gebeurt dat niet, dan geldt de verplaatsing als afgelasting volgens artikel 7.1. Externe kosten die al door de verplaatsing ontstaan, blijven ten laste van de Opdrachtgever.

7.3Herroeping van de opdracht. Zegt de Opdrachtgever de volledige opdracht op, dan vergoedt hij de reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten volledig, onverminderd artikel 7.1.

8.1Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum. De btw is ten laste van de Opdrachtgever.

8.2Is een factuur niet betaald op de vervaldag, dan stuurt de Studio een herinnering. Blijft betaling uit binnen 14 kalenderdagen na die herinnering, dan is van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling verschuldigd:

• interest volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, vanaf de vervaldag;
• een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40, onverminderd het recht op vergoeding van hogere bewezen invorderingskosten.

8.3Bij wanbetaling, faillissement, beslag of duidelijke aanwijzingen van insolvabiliteit worden alle nog niet vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar. De Studio mag dan lopende opdrachten opschorten of stopzetten, zonder schadevergoeding.

9.1Klachten over de geleverde Werken of prestaties moeten binnen 14 kalenderdagen na levering schriftelijk worden gemeld. Klachten over een factuur moeten binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk worden gemeld. Een e-mail volstaat; de klacht omschrijft het probleem concreet.

9.2Zonder tijdige klacht gelden de Werken en de factuur als aanvaard, behoudens verborgen gebreken.

9.3Een klacht schort de betaling van het niet-betwiste deel van de factuur niet op.

10.1De Studio heeft een inspanningsverbintenis. Zij voert de opdracht uit met de zorg van een professionele videograaf, maar garandeert geen bepaald resultaat, bereik of effect.

10.2De aansprakelijkheid van de Studio is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtgever betaalde voor het deel van de opdracht waarop de schade betrekking heeft, en nooit hoger dan het bedrag van de betreffende factuur. Dat geldt in het bijzonder voor verloren, beschadigde of niet gemaakte opnames, technische storingen en laattijdige levering.

10.3De Studio vergoedt nooit indirecte schade of gevolgschade, zoals winstderving, gemiste inkomsten of subsidies, reputatieschade, kosten van een nieuw evenement of verlies van gegevens.

10.4Materiaal, dragers of bestanden die de Opdrachtgever aan de Studio toevertrouwt, blijven op risico van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever houdt zelf een kopie bij.

10.5De Studio kan voor de uitvoering samenwerken met zelfstandige onderaannemers. Zij handelen autonoom en op eigen verantwoordelijkheid en zijn zelf aansprakelijk voor hun handelingen. De Opdrachtgever vrijwaart de Studio voor vorderingen die daaruit voortvloeien.

10.6De beperkingen en uitsluitingen van dit artikel gelden niet bij opzet of bedrog van de Studio, en gelden slechts voor zover de wet ze toelaat.

11.1Bij overmacht (zoals ziekte, ongeval, pandemie, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden, stroom- of netwerkstoringen) mag de Studio de opdracht opschorten of beëindigen, zonder schadevergoeding.

11.2Bij ziekte of uitval van de videograaf engageert de Studio zich om de shoot in overleg te herplannen. Externe kosten die uit het verplaatsen voortvloeien, zijn ten laste van de Opdrachtgever.

12.1Komt de Opdrachtgever zijn verplichtingen niet na, dan mag de Studio haar verplichtingen opschorten.

12.2Blijft een correctie uit binnen 30 dagen na een aangetekende ingebrekestelling, dan mag de Studio de overeenkomst eenzijdig ontbinden. Alle verleende licenties vervallen dan onmiddellijk. Reeds betaalde bedragen blijven verworven; openstaande bedragen worden onmiddellijk opeisbaar, onverminderd het recht op schadevergoeding.

13.1De overeenkomst is gesloten intuitu personae. De Opdrachtgever mag geen enkel recht of Werk aan derden overdragen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Studio. Bij schending is de Opdrachtgever volledig aansprakelijk.

13.2Wijzigingen in de bedrijfsgegevens van de Opdrachtgever (benaming, zetel, ondernemingsnummer, rechtsvorm) meldt hij schriftelijk aan de Studio.

13.3Zijn er meerdere licentiehouders voor dezelfde opdracht, dan zijn zij hoofdelijk gehouden tot betaling.

Dit artikel geldt enkel wanneer de Opdrachtgever een consument is. Het gaat voor op de andere artikelen.

14.1Betaling. In plaats van artikel 8.2 geldt de regeling van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht: de eerste herinnering is kosteloos en geeft een betaaltermijn van minstens 14 kalenderdagen. Pas daarna zijn interest en een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd, binnen de wettelijke maximumbedragen.

14.2Wederkerigheid. Annuleert de Studio een shootdag minder dan 72 uur vooraf, buiten overmacht en zonder een nieuwe datum voor te stellen, dan betaalt zij de consument een vergoeding gelijk aan die van artikel 7.1.

14.3Klachten. De klachttermijnen van artikel 9 doen geen afbreuk aan de wettelijke rechten van de consument.

14.4Aansprakelijkheid. De beperkingen van artikel 10 gelden niet bij zware fout van de Studio, bij schade aan de persoon, en evenmin voor zover zij de wettelijke rechten van de consument beperken.

14.5Herroepingsrecht. Wordt de overeenkomst op afstand of buiten de vestiging van de Studio gesloten, dan heeft de consument in de gevallen die de wet bepaalt een herroepingsrecht van 14 kalenderdagen. Vraagt de consument uitdrukkelijk om de opdracht binnen die termijn te starten, dan betaalt hij bij herroeping het reeds uitgevoerde deel. Voor diensten die gebonden zijn aan een vaste datum voor vrijetijdsbesteding (bijvoorbeeld een huwelijk of feest) kan het herroepingsrecht wettelijk uitgesloten zijn; de offerte of de opdrachtbevestiging vermeldt dat dan.

14.6Geschillen. De consument kan zich ook richten tot de rechtbank van zijn woonplaats, en tot de Consumentenombudsdienst.

15.1Deelbaarheid. De nietigheid van een bepaling tast de geldigheid van de andere bepalingen niet aan. Partijen vervangen een nietige bepaling door een geldige die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

15.2Toepasselijk recht. Op alle overeenkomsten met de Studio is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

15.3Minnelijke regeling en bemiddeling. Bij een geschil zoeken Partijen eerst te goeder trouw een minnelijke oplossing. Lukt dat niet binnen 30 kalenderdagen na een schriftelijke melding van het geschil, dan kan elke Partij bemiddeling voorstellen door een erkend bemiddelaar. Dit belet de Studio niet om onbetwiste facturen langs gerechtelijke weg in te vorderen.

15.4Bevoegde rechtbank. Komt er geen oplossing, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd, onverminderd artikel 14.6.

15.5Wijzigingen. De Studio kan deze voorwaarden wijzigen. Op een opdracht is de versie van toepassing die gold op het moment dat de opdracht tot stand kwam.